Interaktive Anleitungen: Mitarbeiter zur Beherrschung von Software anleiten

Was sind interaktive Anleitungen?

Interaktive Anleitungen sind dynamische In-App-Anleitungen, die Mitarbeiter durch Aufgaben innerhalb einer Unternehmenssoftware führen. Diese Aufforderungen - z. B. in Form von Tooltips, Callouts oder anderen interaktiven Elementen - erscheinen direkt auf der Benutzeroberfläche und fordern die Mitarbeiter zum Handeln auf. Diese Lernmethode unterscheidet sich von herkömmlichen Hilfsdokumente oder Videos, da sie von den Mitarbeitern verlangt, dass sie sich aktiv einbringen, indem sie auf Schaltflächen klicken, Formulare ausfüllen und durch Menüs navigieren, wie sie angewiesen werden. Dieser praxisnahe Ansatz sorgt für ein tieferes Verständnis der Software und führt zu einer schnelleren Beherrschung.

Interaktive Anleitungen können verschiedenen Zwecken dienen, vom Onboarding neuer Mitarbeiter über die Einführung fortgeschrittener Funktionen bis hin zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Navigation durch komplexe Arbeitsabläufe. Sie können automatisch auf der Grundlage des Mitarbeiterverhaltens ausgelöst werden oder auf On-Demand-Support zugreifen, um kontextbezogene Hilfe genau dann anzubieten, wenn sie am meisten benötigt wird.

Vorteile interaktiver Anleitungen bei der Einführung von Unternehmenssoftware

Interaktive Anleitungen bieten mehrere entscheidende Vorteile, die die Akzeptanz von Unternehmenssoftware und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern:

1. Rationalisiertes Onboarding: Für neue Mitarbeiter bieten interaktive Anleitungen eine unmittelbare, praktische Schulung, die langwierige Mitarbeiterschulungen überflüssig macht und die Produktivität der neuen Mitarbeiter erhöht. Dieser Ansatz vereinfacht den Onboarding-Prozess, indem er die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die wichtigsten Softwarefunktionen führt.

2. Verbesserte Schulungseffektivität: Im Gegensatz zu passiven Lernmethoden fördern interaktive Anleitungen das aktive Mitarbeiterengagement und verbessern so deren Kompetenz. Sie können formale Mitarbeiterschulungen ergänzen oder als kontinuierliches Lernwerkzeug dienen, das den Mitarbeitern Anleitungen zu neuen Funktionen und Aktualisierungen bietet.

3. Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Interaktive Anleitungen helfen, Verwirrung und Frustration zu vermeiden, indem sie klare, schrittweise Anweisungen geben. Dies führt zu einem positiveren Mitarbeiter-Erlebnis und ermutigt die Mitarbeiter, die Software effektiver zu nutzen.

4. Geringere Support- und Schulungskosten: Da die Mitarbeiter innerhalb der Unternehmenssoftware auf On-Demand-Support zugreifen können, verringern interaktive Anleitungen die Abhängigkeit von traditionellen Support-Kanälen wie Helpdesks und minimieren den Bedarf an umfangreichen Mitarbeiterschulungen. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen, da die Mitarbeiter eigenständig Lösungen finden und die Schulungsressourcen auf strategische Initiativen konzentriert werden können.

5. Gesteigerte Produktivität: Interaktive Anleitungen heben wichtige Funktionen hervor und rationalisieren Arbeitsabläufe, was die Mitarbeiterproduktivität steigert. Da die Mitarbeiter effizient durch die Aufgaben geführt werden, verbringen sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen oder der Behebung von Softwareproblemen, so dass sie sich auf höherwertige Arbeiten konzentrieren und Aufgaben schneller erledigen können.

6. Bessere Datengenauigkeit: Bei Prozessen, die eine Dateneingabe oder komplexe Abläufe beinhalten, stellen interaktive Anleitungen sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Schritte befolgen, wodurch Fehler reduziert werden und die Genauigkeit erhalten bleibt.

7. Unterstützung der digitalen Transformation: Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen sind interaktive Anleitungen ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiter bei der Einführung neuer Software zu unterstützen und den Übergang reibungsloser und effektiver zu gestalten.

Wie sich interaktive Anleitungen in eine Strategie zur digitalen Akzeptanz einfügen

Interaktive Anleitungen sind ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Strategie zur digitalen Einführung. Sie werden über eine Digital-Adoption-Platform (DAP) bereitgestellt und bieten kontextbezogene Unterstützung innerhalb der Softwareumgebung. Eine DAP kombiniert interaktive Anleitungen mit anderen Tools wie Smart-Tips, kontextbezogener Hilfe und Analysen, um ein umfassendes Support-Erlebnis zu bieten.

Interaktive Anleitungen sind eine Lösung für häufige Probleme bei der Softwareeinführung, wie z. B. geringes Engagement der Mitarbeiter, nicht ausreichend genutzte Software-Funktionen und eine verlängerte Time-to-Value. Sie ergänzen herkömmliche Support-Materialien wie Hilfsdokumente und bieten sofortige In-App-Anleitungen, wenn die Mitarbeiter sie am meisten brauchen.

Die Zukunft der interaktiven Anleitungen

Mit der Weiterentwicklung der Technologie werden auch die Möglichkeiten interaktiver Anleitungen zunehmen. Mit Fortschritten in den Bereichen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) werden zukünftige Anleitungen stärker personalisiert sein, sich an die individuellen Lernstile der Mitarbeiter anpassen und proaktive Unterstützung bieten. Diese Innovationen werden Anleitungen von einfachen Leitfäden in hochentwickelte Performance-Support-Systems (PSS) verwandeln, die sich nahtlos in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter integrieren lassen, um Effizienz und Kompetenz zu steigern.

Interaktive Anleitungen sind ein wesentlicher Bestandteil einer wirklich mitarbeiterorientierten Strategie zur Software-Adoption. Sie bieten massgeschneiderte Unterstützung in Echtzeit, die die Mitarbeiterproduktivität steigert und die Beherrschung der Software beschleunigt.