Smart-Tips: Der intelligente Weg zur Softwareeinführung

Smart-Tips (auch genannt “intelligente Tipps” bzw. “smarte Tipps”) sind ein leistungsfähiges Instrument für eine reibungslose Einführung von Unternehmenssoftware. Sie liefern zeitnahe, kontextbezogene und umsetzbare Anleitungen, die den Mitarbeitern helfen, sich mit neuen digitalen Tools problemlos zurechtzufinden. Anstatt allgemeine Anweisungen zu geben, antizipieren Smart-Tips mögliche Hindernisse und bieten massgeschneiderte Unterstützung, um das Mitarbeiter-Erlebnis zu verbessern, ihr Vertrauen zu stärken und die effektive Nutzung von Unternehmenssoftware zu beschleunigen.

Ob beim Mitarbeiter-Onboarding, bei der Einführung neuer Funktionen oder bei der fortlaufenden digitalen Transformation - Smart-Tips unterstützen jeden Schritt der Einführung und sorgen für eine schnellere Time-to-Value und langfristige Mitarbeiterproduktivität.

Was sind Smart-Tips?

Smart-Tips sind kontextbezogene und proaktive In-App-Nachrichten oder Hinweise, die auf der Grundlage des Verhaltens eines Mitarbeiters, seiner aktuellen Position innerhalb der Software oder potenzieller Problemstellen angezeigt werden. Sie bieten zeitnahe In-App-Anleitungen und Vorschläge, die den Mitarbeitern helfen, die Unternehmenssoftware effektiver zu nutzen und Fehler zu vermeiden.

Warum Smart-Tips bei der Softwareeinführung wichtig sind

Die Einführung einer neuen Software bringt oft Herausforderungen mit sich - vom Widerstand der Mitarbeiter bis hin zu verwirrenden Arbeitsabläufen. Smart-Tips verringern diese Reibungspunkte, indem sie die Mitarbeiter in den Arbeitsablauf einführen und ihnen in Echtzeit Unterstützung bieten, wann und wo sie am meisten gebraucht wird.

  • Kontextbezogene Unterstützung: Smart-Tips erscheinen direkt auf der Benutzeroberfläche, um Funktionen zu erklären oder durch komplexe Aufgaben zu führen.
  • Proaktives Lernen: Anstatt darauf zu warten, dass die Mitarbeiter gegen eine Wand laufen, bieten Smart-Tips präventive Lösungen für häufige Probleme.
  • Schnellerer Erwerb von Fertigkeiten: Durch die Stärkung bewährter Verfahren in Echtzeit gewinnen die Mitarbeiter schneller Vertrauen und benötigen weniger externe Unterstützung.

Diese gezielte Anleitung erleichtert nicht nur die anfängliche Einführung, sondern trägt auch dazu bei, die Akzeptanz im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten.

Praktische Anwendungen von Smart-Tips

1. Eingebettete In-App-Anleitung: Eine der effektivsten Anwendungen von Smart-Tips ist die Anleitung in der App. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise auf ein kompliziertes Formular stösst, kann ein Smart-Tip jedes Feld sofort erklären oder eine bewährte Methode für die Dateneingabe anbieten - so werden Verwirrung und Supportanfragen reduziert.

2. Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Smart-Tips verbessern auch die interaktiven Anleitungen, indem sie mehrschichtige Anweisungen liefern, die komplexe Arbeitsabläufe aufschlüsseln. Dies ist besonders nützlich beim Mitarbeiter-Onboarding, wenn diese zum ersten Mal mit Systemen arbeiten und von geführten, praktischen Erfahrungen profitieren.

3. Bedürfnisse antizipieren, bevor sie entstehen: Das Besondere an den Smart-Tips ist ihr proaktiver Charakter. Anstatt auf Fehler oder Support-Tickets zu reagieren, tauchen sie auf, kurz bevor ein Mitarbeiter Hilfe benötigt - sie bieten Tastaturkürzel, weisen auf häufige Fallstricke hin oder zeigen effizientere Wege, eine Aufgabe zu erledigen.

Skalierung von Smart-Tips mit Digital-Adoption-Platforms

Durch die Integration von Smart-Tips in eine Digital-Adoption-Platform (DAP) wird ihre Wirkung vervielfacht. Eine DAP ermöglicht es Unternehmen, Smart-Tips anwendungsübergreifend einzusetzen und zu verwalten, um Konsistenz, Skalierbarkeit und messbare Ergebnisse zu gewährleisten.

Mithilfe der integrierten Analysefunktionen kann ein DAP:

  • Feststellen, wo Mitarbeiter am meisten zu kämpfen haben
  • Einsatz massgeschneiderter Smart-Tips zur Verringerung von Reibungsverlusten
  • Optimierung der Softwareeinführung in Teams und Abteilungen

Dieser datengesteuerte Ansatz hilft Unternehmen, strategische Entscheidungen in den Bereichen Schulung, Kommunikation und Support zu treffen.

Häufig gestellte Fragen

Wie unterscheiden sich die Smart-Tips von herkömmlichen Hilfsdokumenten?

Herkömmliche Hilfsdokumente bieten statische Informationen, die normalerweise in externen Handbüchern oder Wissensdatenbanken zu finden sind. Smart-Tips sind dynamische In-App-Nachrichten, die in Echtzeit aufgabenspezifische Anleitungen bieten. Sie sind kontextbezogen, prägnant und oft interaktiv - das die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Hilfe verbringen, und erhöht ihre Effizienz.

Was sind Beispiele für wirksame Smart-Tips?

Smart-Tips können ein verwirrendes Feld hervorheben, einen komplexen Arbeitsablauf erklären oder auf die zugehörigen Hilfsdokumente verweisen. Sie können eingebettete Video-Tutorials, Erinnerungen an Tastenkombinationen oder Einführungshinweise innerhalb der Unternehmenssoftware enthalten. Ein Smart-Tip könnte die Mitarbeiter zum Beispiel daran erinnern, häufig zu speichern oder unvollständige Felder vor der Übermittlung zu markieren.

Wie messen Unternehmen die Wirksamkeit von Smart-Tips?

Zu den Schlüsselindikatoren gehören weniger Support-Tickets, bessere Erfolgsquoten bei den Aufgaben, höheres Engagement bei interaktiven Anleitungen und kürzere Anlaufzeiten beim Onboarding der Mitarbeiter. Digital-Adoption-Platforms enthalten oft Dashboards, um die Leistung zu verfolgen und die Platzierung von Smart-Tips auf der Grundlage von Nutzungsdaten zu optimieren.

Wie unterstützen Smart-Tips das Onboarding von Mitarbeitern?

Smart-Tips rationalisieren das Onboarding, indem sie strukturierte In-App-Hilfe für neue Mitarbeiter bieten. Anstatt sich auf langwierige Mitarbeiterschulungen oder Handbücher zu verlassen, können neue Mitarbeiter Schritt für Schritt mit eingebetteten Tipps lernen, die komplexe Mitarbeitereinführungsprozesse vereinfachen und die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Sind Smart-Tips auch nach der ersten Softwareeinführung nützlich?

Auf jeden Fall. Smart-Tips bieten einen kontinuierlichen Mehrwert, indem sie den Mitarbeitern helfen, Aktualisierungen zu übernehmen, neue Funktionen zu beherrschen und bewährte Verfahren über einen längeren Zeitraum beizubehalten. Sie sind nicht nur für das Onboarding gedacht - sie sind ein langfristiges Werkzeug, um die Software-Akzeptanz zu stärken und die Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten.