Kontextbezogene Hilfe: Mitarbeiter genau dann und dort führen, wo sie sie brauchen
Die kontextbezogene Hilfe (auch genannt “kontextbasierte Hilfe”, “kontextsensitive Hilfe” bzw. “kontextuelle Hilfe”) spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung von Unternehmenssoftware, zumal die Komplexität oft eine nahtlose Integration und die Kompetenz der Mitarbeiter behindert. Es geht nicht nur darum, Unterstützung anzubieten, sondern auch darum, die richtigen Informationen genau dann und dort bereitzustellen, wo die Mitarbeiter sie benötigen. Die in die Software eingebettete kontextbezogene Hilfe antizipiert Herausforderungen und bietet zeitnahe Lösungen, ohne den Arbeitsablauf der Mitarbeiter zu unterbrechen. Dieser proaktive Ansatz verbessert das Mitarbeiter-Erlebnis und beschleunigt die Akzeptanz der Software.
Kontextbezogene Hilfe ist eine Unterstützung oder Information, die für die aktuelle Aufgabe oder Position des Mitarbeiters innerhalb eines Systems oder einer Unternehmenssoftware direkt relevant ist und genau dann und dort erscheint, wo sie benötigt wird.
Was ist kontextbezogene Hilfe in Unternehmenssoftware?
Im Gegensatz zu statischen Hilfsdokumente oder Wissensdatenbanken bietet die kontextbezogene Hilfe dynamische, bedarfsorientierte Unterstützung, die auf die aktuelle Aktion des Mitarbeiters in der Software zugeschnitten ist. Sie wird genau dann angezeigt, wenn sie benötigt wird, und zwar direkt in der Unternehmenssoftware. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter relevante Anleitungen erhalten, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Es gibt verschiedene Formen der kontextuellen Hilfe, darunter:
- Tooltips und Smart-Tips: Kleine, informative Meldungen, die erscheinen, wenn Mitarbeiter mit dem Mauszeiger über bestimmte Elemente in der Benutzeroberfläche fahren, und die eine schnelle Klärung oder Anleitung bieten. Diese proaktiven Tipps helfen, Verwirrungen zu vermeiden, bevor sie entstehen.
- In-App-Anleitung: Umfassende, schrittweise Anleitungen innerhalb der App, die Aufgaben oder komplexe Funktionen erklären. Dadurch müssen die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht mehr verlassen, um Hilfe zu suchen.
- Interaktive Anleitungen: Geführte Touren, die Mitarbeiter durch bestimmte Funktionen oder Arbeitsabläufe führen. Diese Echtzeit-Anweisungen, die häufig beim Mitarbeiter-Onboarding verwendet werden, helfen neuen Mitarbeitern, sich schnell mit dem System vertraut zu machen.
- Kontextabhängige Hilfe-Panels: Seitenleisten oder Panels, die relevante Hilfsartikel, FAQs oder Videos anzeigen, je nachdem, wo sich der Mitarbeiter gerade in der Software befindet. Diese bieten tiefere Einblicke, ohne dass die Mitarbeiter an anderer Stelle suchen müssen.
Die kontextbezogene Hilfe ist ein grundlegendes Merkmal einer robusten Digital-Adoption-Platform (DAP), die Technologien wie Mitarbeiter-Segmentierung und Verhaltensanalyse nutzt, um einen personalisierten und proaktiven Support zu bieten.
Vorteile der Integration von kontextbezogener Hilfe
Die Integration von kontextbezogener Hilfe in Unternehmenssoftware bietet eine Reihe von Vorteilen:
1. Geringere Support-Belastung: Indem die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, selbstständig Antworten zu finden, reduziert die kontextbezogene Hilfe die Anzahl der Support-Tickets und entlastet die Helpdesk-Teams. Dies fördert einen effizienten Self-Service-Support.
2. Erhöhte Mitarbeiterproduktivität: Dank sofortiger, kontextbezogener Unterstützung können die Mitarbeiter auf die benötigten Informationen zugreifen, ohne ihre Arbeit zu unterbrechen. Dies steigert die Produktivität der Mitarbeiter und führt zu besseren Geschäftsergebnissen.
3. Schnelleres Onboarding und Training: Tools wie interaktive Anleitungen und In-App-Anleitungen beschleunigen das Onboarding und die laufende Mitarbeiterschulung. Neue Mitarbeiter können sich schnell mit der Software vertraut machen, was die Time-to-Value verkürzt.
4. Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Die nahtlose, leicht zugängliche Unterstützung schafft ein positives Mitarbeiter-Erlebnis, reduziert Frustrationen und erhöht die Zufriedenheit mit der Software.
5. Höhere Akzeptanz der Software: Wenn sich die Mitarbeiter problemlos und mit minimalen Unterbrechungen in der Software zurechtfinden, ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass sie sie vollständig übernehmen. Effektive kontextbezogene Hilfe ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Softwareeinführung.
Kontextbezogene Hilfe im Vergleich zu traditionellen Unterstützungsmethoden
Herkömmliche Support-Methoden, wie statische Handbücher oder reaktive Helpdesks, sind eher störend, da die Mitarbeiter ihre aktuellen Aufgaben verlassen müssen, um nach Antworten zu suchen. Die kontextbezogene Hilfe hingegen ist direkt in den Arbeitsablauf integriert. Just-in-Time-Learning stellt sicher, dass die Mitarbeiter genau dann relevante, proaktive Unterstützung erhalten, wenn sie sie benötigen, wodurch Verzögerungen minimiert und die Effizienz verbessert werden. Dieser Ansatz steht im Gegensatz zu der oft zeitaufwändigen Suche in separaten Hilfsdokumente oder dem Warten auf einen Supportmitarbeiter und entspricht eher den Prinzipien von Performance-Support-Systemen und Just-in-Time-Learning.
Die Zukunft der kontextuellen Hilfe
Da die digitale Transformation den modernen digitalen Arbeitsplatz weiter umgestaltet, wird kontextbezogene Hilfe immer wichtiger. Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) werden die Möglichkeiten der kontextbezogenen Hilfe weiter verbessern und eine persönliche und intelligentere In-App-Hilfe ermöglichen. Stellen Sie sich ein System vor, das nicht nur die Bedürfnisse eines Mitarbeiters antizipiert, sondern die Hilfestellung auf der Grundlage individueller Nutzungsmuster und Präferenzen anpasst, um die Mitarbeiterkompetenz weiter zu optimieren und die erfolgreiche Einführung von Unternehmenssoftware zu fördern.
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheidet sich die kontextbezogene Hilfe von standardmässigen Hilfsdokumenten?
Hilfsdokumente bieten zwar umfassende Informationen, sind aber oft von den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter getrennt. Die kontextbezogene Hilfe hingegen ist in die Software-Oberfläche eingebettet und bietet sofortige, relevante Unterstützung, wenn und wo sie benötigt wird, ohne dass die Mitarbeiter in separaten Dokumenten suchen müssen.
Kann die kontextbezogene Hilfe für verschiedene Mitarbeiterrollen innerhalb einer Unternehmenssoftware angepasst werden?
Ja. Eine Digital-Adoption-Platform ermöglicht eine rollenbasierte, kontextbezogene Hilfe, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter nur die Anleitungen erhalten, die für ihre Aufgaben und Zuständigkeiten relevant sind, und so die Lernerfahrung optimiert wird.
Wie trägt eine wirksame kontextbezogene Hilfe zu einem besseren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter bei?
Die kontextbezogene Hilfe, insbesondere durch interaktive Anleitungen und Smart-Tips, bietet eine unmittelbare Anleitung während der Einarbeitung der Mitarbeiter, so dass neue Mitarbeiter durch praktische Übungen lernen können, anstatt sich auf umfangreiche manuelle Schulungen zu verlassen. Dies verkürzt die Zeit bis zur Erlangung von Kenntnissen und trägt zu einem reibungsloseren Mitarbeiter-Erlebnis bei.
Welche Rolle spielt die kontextbezogene Hilfe bei der Förderung der allgemeinen digitalen Akzeptanz in einer Organisation?
Durch die Vereinfachung der Software-Navigation beseitigt die kontextbezogene Hilfe ein wesentliches Hindernis für die digitale Akzeptanz. Es ist wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter eine neue Software annehmen und vollständig in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren, wenn sie einfachen Zugang zu kontextbezogener Unterstützung haben, was zu einer erfolgreichen Digital-Transformation beiträgt.
Ist die Implementierung kontextbezogener Hilfe ein komplexer Prozess für Unternehmenssoftware?
Die Implementierung von kontextbezogener Hilfe kann relativ einfach sein, vor allem, wenn eine Digital-Adoption-Platform (DAP) verwendet wird. Viele DAPs bieten No-Code-Lösungen an, die es Unternehmen ermöglichen, verschiedene Formen von In-App-Anleitungen einfach zu erstellen und einzusetzen, ohne dass tiefgreifende technische Kenntnisse erforderlich sind. Dies ermöglicht eine effiziente Implementierung von kontextbezogener Hilfe im gesamten Unternehmen.