Digitale Adoption
May 10, 2024

Was ist digitale Adoption und warum ist sie so wichtig?

Steigern Sie die Akzeptanz digitaler Technik/Software/Technologie mit einer leistungsstarken “Digital Adoption Platform” (DAP). Lernen Sie Strategien, Vorteile, Tools und Best Practices kennen.

Was ist digitale Adoption und warum ist sie so wichtig?

Digitale Adoption bezieht sich auf den Prozess, Mitarbeiter oder Kunden dazu zu bringen, neue Software, Systeme und digitale Technologien innerhalb einer Organisation effektiv zu nutzen. Es geht über die bloße Implementierung neuer Werkzeuge hinaus und konzentriert sich stattdessen darauf, die Benutzeradoption (user adoption) und das Engagement zu fördern, um das volle Potenzial digitaler Lösungen zu realisieren.

Mit dem rasanten Tempo der Technologieinnovation setzen Organisationen ständig neue Apps, Anwendungsplattformen für Unternehmenssoftware (enterprise software application platforms) und Geräte für ihre Belegschaft ein. Viele dieser Werkzeuge werden jedoch aufgrund mangelnder digitaler Adoptionsraten untergenutzt. Studien zeigen, dass nur 15 % der Softwarefunktionen regelmäßig von Mitarbeitern genutzt werden. Dies verschwendet IT-Investitionen und führt zu einer niedrigen Kapitalrendite (ROI - Return on Investment).

Die Förderung der Benutzeradoption ist entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation. Digitale Adoption stellt sicher, dass Mitarbeiter und Kunden neue Technologien vollständig annehmen, die wichtigsten Funktionen nutzen und sie nahtlos in Arbeitsabläufe integrieren. Wenn dies richtig gemacht wird, wird dadurch die Produktivität gesteigert, die Systemnutzung erhöht und leistungsstarke Analysen geliefert.

Effektive digitale Adoption führt zu höherer Benutzerkompetenz, Engagement und Nutzung. Es ist ein entscheidender Schritt, um die digitale Transformation anzukurbeln. Mit einer starken digitalen Adoption in der gesamten Organisation können Unternehmen die wahren Vorteile digitaler Werkzeuge freisetzen und einen Wettbewerbsvorteil schaffen.

Die wichtigsten Vorteile einer erfolgreichen digitalen Umstellung

Die Übernahme neuer digitaler Technologien ist entscheidend dafür, dass Organisationen wettbewerbsfähig bleiben und Wachstum fördern können. Allerdings reicht es nicht aus, einfach nur neue Software, Systeme oder Prozesse zu implementieren. Um die Vorteile der digitalen Transformation vollständig zu realisieren, müssen Unternehmen sich darauf konzentrieren, die Benutzeradoption (user adoption) in der gesamten Organisation voranzutreiben. Wenn Mitarbeiter, Kunden und Partner neue digitale Werkzeuge vollständig annehmen, können Organisationen mächtige Vorteile freisetzen:

Erhöhte Produktivität und Effizienz

Einer der größten Vorteile einer erfolgreichen digitalen Adoption ist die Verbesserung von Produktivität und Effizienz. Wenn Benutzer die richtige Schulung und Unterstützung haben, um neue Systeme und Prozesse zu nutzen, können sie Aufgaben schneller erledigen und Redundanzen reduzieren. Die Optimierung von Arbeitsabläufen und der Zugriff von Mitarbeitern auf Echtzeitdaten und Einsichten befähigt sie, intelligenter zu arbeiten. Dies führt zu messbaren Gewinnen in der Produktivität von Einzelpersonen und Teams.

Höheres Benutzerengagement und -zufriedenheit

Ein weiterer Vorteil der Förderung der digitalen Adoption ist eine erhöhte Benutzerbindung (user engagement) und Zufriedenheit. Wenn Mitarbeiter oder Kunden mit neuen digitalen Werkzeugen frustriert sind, ziehen sie sich zurück und suchen nach Umwegen. Dies führt zu verschwendeten Technologieinvestitionen. Wenn Benutzer jedoch eine positive Einarbeitungserfahrung und fortlaufende Unterstützung für neue Systeme haben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie die Technologie vollständig annehmen. Dies führt zu höherem Benutzerengagement, Zufriedenheit und Loyalität.

Schnellerer ROI (Return on Investment) bei Technologieinvestitionen

Mit einer starken digitalen Adoption können Organisationen schnelleren ROI aus ihren Technologieinvestitionen erreichen. Wenn Benutzer neue Werkzeuge schnell annehmen, sind die Nutzungsraten höher und der Wert kann schneller aus der Investition realisiert werden. Diese schnellere Wertschöpfung (time-to-value) ist entscheidend für die Demonstration des ROI und die Rechtfertigung von Budgets für die digitale Transformation. Eine erfolgreiche Adoption reduziert auch verschwendete IT-Investitionen aufgrund von Nichtgebrauch oder Widerstand gegen Veränderungen.

Haupthindernisse und Herausforderungen

Eines der größten Hindernisse für eine erfolgreiche digitale Adoption ist der Widerstand gegen Veränderungen innerhalb einer Organisation. Mitarbeiter, die an Altsysteme und manuelle Prozesse gewöhnt sind, zögern oft, neue Technologien und Arbeitsweisen anzunehmen. Diese Trägheit kann aus der Angst vor dem Unbekannten, mangelndem Vertrauen in die Nutzung neuer Werkzeuge oder einer allgemeinen Abneigung gegen das Erlernen neuer Fähigkeiten resultieren. Die Führung muss diesen Widerstand durch Change-Management-Planung und Kommunikation erkennen und ansprechen.

Unzureichende Mitarbeiterschulung und -unterstützung während der Implementierungsphase sind ein weiteres großes Hindernis. Mitarbeiter benötigen zeitnahe, relevante und leicht zugängliche Ressourcen, um sich mit neuen Systemen vertraut zu machen. Organisationen unterschätzen oft den Umfang der Schulung, die benötigt wird, damit Mitarbeiter Kompetenz erlangen. Ohne angemessene Anleitung, die in den Benutzerworkflow integriert ist, werden Mitarbeiter frustriert und kehren zu früheren Werkzeugen zurück. Laufende Unterstützung und Verstärkung sind entscheidend.

Schließlich ist eine schlechte Benutzererfahrung (user experience) und Schnittstellengestaltung ein primärer Beitrag zu niedrigen Adoptionsraten. Wenn die Software verwirrend, unintuitiv oder umständlich zu verwenden ist, werden Mitarbeiter sie wann immer möglich vermeiden. Eine klobige Benutzererfahrung führt zu unnötigen Reibungspunkten, die das Engagement entmutigen. Das System muss eng mit dem Arbeitsablauf und den mentalen Modellen der Mitarbeiter abgestimmt sein. Ohne nahtlose Integration und Benutzerfreundlichkeit wird die digitale Adoption Schwierigkeiten haben, innerhalb einer Organisation Fuß zu fassen.

Bewährte Strategien, um die digitale Akzeptanz zu fördern

Eine erfolgreiche Strategie für die digitale Adoption erfordert einen mehrdimensionalen Ansatz, der Menschen, Prozesse und Technologie umfasst. Basierend auf Branchenforschung und praxisnahen Beispielen, hier sind einige bewährte Taktiken zur Steigerung der Benutzeradoption:

Executive-Sponsoring erhalten

Die Unterstützung der Führungsebene in der gesamten C-Suite zu gewinnen, ist entscheidend für Initiativen zur digitalen Adoption. Wenn Führungskräfte eine Technologie aktiv fördern und ihre Bedeutung kommunizieren, verbessern sich die Adoptionsraten. Ernennen Sie einen leitenden Stakeholder, der die Einführung leitet und die Adoptionsmetriken für die Führung transparent macht.

Kontinuierliche Schulung und Unterstützung bieten

Eine einmalige Mitarbeiterschulung ist selten ausreichend. Bieten Sie kontinuierliche Lernmöglichkeiten wie Mittagslernsessions, wöchentliche Tipp-E-Mails und Tutorials auf Abruf. Richten Sie einen dedizierten Helpdesk für zeitnahe Fehlersuche ein. Gestalten Sie die Schulung verdaulich durch Microlearning-Formate wie Videos und kurze Leitfäden.

Kontextbezogene, personalisierte Anleitung anbieten

In-App-Anleitung ist effektiver als breit angelegte Schulungen. Nutzen Sie Walkthroughs, Chatbots und digitale Adoptionsplattformen (digital adoption platforms), um personalisierte, im Arbeitsablauf integrierte Unterstützung zu bieten. Passen Sie Einarbeitungschecklisten und Tutorials für Mitarbeiter an unterschiedliche Benutzerprofile an. Analysieren Sie Nutzungsdaten, um Lücken in der Adoption zu identifizieren und gezielt Hilfe anzubieten, wo sie benötigt wird.

Die Rolle des Nutzererlebnisses bei der Digitalisierung

Das Design der Benutzererfahrung (User Experience, UX) spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Adoption und das Engagement bezüglich neuer digitaler Werkzeuge und Plattformen zu fördern. Die Anwendung von UX-Best Practices bei der Gestaltung oder Implementierung neuer Software kann erheblich beeinflussen, ob Mitarbeiter und Kunden die Technologie vollständig adoptieren.

Der UX-Designprozess konzentriert sich darauf, die Bedürfnisse, Ziele, Verhaltensweisen und Schmerzpunkte der Benutzer zu verstehen. UX-Designer führen Benutzerforschung durch Methoden wie Interviews, Umfragen, Benutzertests und Beobachtungen durch. Diese Einsichten informieren das Design von intuitiven, reibungslosen Schnittstellen.

Wichtige UX-Designprinzipien wie Sichtbarkeit, Feedback, Mapping, Konsistenz, und Auffindbarkeit (discoverability) leiten die Schaffung benutzerfreundlicher digitaler Erfahrungen. Das Design sollte die mentalen Modelle und Arbeitsabläufe der Mitarbeiter widerspiegeln. Schnittstellenelemente sollten leicht zu finden, selbsterklärend sein und den Benutzern ermöglichen, ihre Ziele zu erreichen.

Prototyping und iteratives Testen stellen sicher, dass die Designs weiterhin die Benutzerbedürfnisse erfüllen. Das Validieren von Konzepten durch Usability-Tests (usability testing) identifiziert Probleme. Designs werden basierend auf Benutzerfeedback verfeinert, bis das optimale Erlebnis entsteht.

UX-Design ermächtigt Benutzer und stärkt das Vertrauen in neue Systeme. Menschen sind eher bereit, Werkzeuge zu adoptieren, die mühelos und angenehm zu verwenden sind. UX-Design ist daher unverzichtbar, um die digitale Adoption in Organisationen voranzutreiben.

Change-Management-Best-Practices für die digitale Adoption

Eine erfolgreiche digitale Adoption zu fördern, erfordert, Unterstützung in der gesamten Organisation zu gewinnen und eingefahrene Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Dies macht Change-Management-Strategien unerlässlich. Hier sind einige bewährte Techniken:

Kommunizieren Sie früh und oft mit Stakeholdern - Die digitale Adoption betrifft Rollen im gesamten Unternehmen, daher ist Kommunikation entscheidend. Geben Sie regelmäßige Updates an Führungskräfte, Manager und Endbenutzer. Seien Sie transparent bezüglich Zeitplänen, Schulungsplänen und erwarteten Herausforderungen.

Identifizieren und ermächtigen Sie Digital-Adoption-Champions - Veränderungen fallen leichter, wenn sie von innerhalb der Teams vorangetrieben werden. Identifizieren Sie einflussreiche Mitarbeiter, die neue Werkzeuge und Prozesse bei ihren Kollegen evangelisieren können. Statten Sie sie mit Ressourcen und Anreizen aus, um andere zu unterstützen.

Feiern Sie Erfolge und Meilensteine - Die digitale Adoption ist eine fortlaufende Reise. Erkennen Sie Teams und Personen an, die den Wandel annehmen. Feiern Sie wichtige Meilensteine wie die Einführung von Anwendungen oder den Abschluss von Schulungen. Dies motiviert zur kontinuierlichen Adoption.

Integrieren Sie Feedbackschleifen - Fordern Sie während des Adoptionsprozesses Feedback von den Benutzern ein. Gehen Sie schnell auf Bedenken ein. Feedbackschleifen lassen Teams sich gehört fühlen und beschleunigen die Benutzerakzeptanz.

Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung an - Die Adoption endet nicht nach der anfänglichen Schulung. Bieten Sie Hilfe durch einen Helpdesk an und stellen Sie im Laufe der Zeit Auffrischungstrainings zur Verfügung. Diese Unterstützung stellt sicher, dass Benutzer Vertrauen und Expertise gewinnen.

Mit den richtigen Change-Management-Strategien können Organisationen Denkweisen transformieren und reibungslose Übergänge zu neuen Technologien erleichtern. Der Fokus auf Kommunikation, Schulung und das Feiern von Erfolgen baut Momentum für die digitale Adoption auf.

Plattformen zur digitalen Akzeptanz erklärt

Eine digitale Adoptionsplattform (DAP) ist eine Software, die die Benutzeradoptionsrate und das Benutzerengagement (user engagement) mit neuen Technologien in einer Organisation fördert. DAPs bieten in-App-Anleitungen, Schulungen und Unterstützung, um Kompetenz und Nutzung zu verbessern.

DAPs haben folgende Schlüsselkapazitäten:

  • In-App-Walkthroughs und Tutorials
  • Kontextbezogene Hilfe und Dokumentation
  • Lerninhalte in mehreren Formaten (Videos, Anleitungen, Quiz)
  • Echtzeitanalysen zu Benutzerfeedback und Benutzerverhalten (behavior analytics)
  • Anpassbare Benutzerreisen und Auslöser
  • Rollenspezifisches Training und Berechtigungen
  • Integration mit Learning Management Systemen (LMS) und Kollaborationstools

Verwendung von DAPs für die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern

Eine digitale Adoptionsplattform kann ein mächtiges Werkzeug sein, um die Einarbeitung von Mitarbeitern zu optimieren und die Effektivität der Schulung zu erhöhen. Durch die Bereitstellung von In-App-Anleitungen, Walkthroughs und Mikrolernen direkt im Arbeitsfluss ermöglichen DAPs es den Mitarbeitern, neue Software und Prozesse schneller zu erlernen.

Die wichtigsten Vorteile der Verwendung einer DAP für die Mitarbeiterschulung umfassen:

Beschleunigte Einarbeitung: DAPs ermöglichen es neuen Mitarbeitern, sich schnell in neue Systeme und Technologien einzuarbeiten, indem sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen und kleine Anstöße bieten. Anstatt lange Schulungsvideos anzusehen, können Mitarbeiter bei Bedarf lernen.

Erhöhte Produktivität: Indem In-App-Schulungen und Unterstützung bereitgestellt werden, verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen oder dem Warten auf Hilfe. DAPs reduzieren die Schulungszeit und rüsten die Arbeiter mit dem Wissen aus, um schneller produktiv zu sein.

Verbesserte Kompetenz: Die Kombination aus kleinen Anstößen, Hinweisen und Mikrolernmodulen hilft Mitarbeitern, schnell Kompetenzen mit Softwareanwendungen zu entwickeln. DAPs verstärken das Lernen und baut Kompetenzen auf.

Verbesserte Adoption: DAPs machen Mitarbeiter durch praktisches Lernen mit neuen Werkzeugen vertraut. Dies fördert die Adoption, da die Mitarbeiter Vertrauen im Umgang mit der Software gewinnen.

Fortlaufendes Lernen: Die Schulung endet nicht nach der Einarbeitung. DAPs ermöglichen kontinuierliches Lernen, indem sie Auffrischungsmaterialien und aktualisierte Anleitungen bereitstellen.

Mit intuitivem und kontextbezogenem Training, das in tägliche Arbeitsabläufe integriert ist, sind DAPs ein Schlüsselelement, um Mitarbeiter zu befähigen, Technologie vollständig zu nutzen. Unternehmen, die in DAP-gestützte Schulungen investieren, können Talente schneller entwickeln und die digitale Transformation unterstützen.

DAPs für Kunden-Onboarding und Engagement

Digitale Adoptionsplattformen können eine entscheidende Rolle dabei spielen, den Einarbeitungsprozess von Mitarbeitern zu verbessern und ein gesteigertes Engagement und die Adoption (Adoption) Ihrer Produkte oder Dienstleistungen voranzutreiben. Indem sie In-App-Anleitungen, Tutorials, Tipps und Workflows direkt in Ihrer Anwendung bereitstellen, ermöglichen DAPs es Ihnen, eine reibungslosere und nahtlosere Onboarding-Erfahrung zu liefern.

Anstatt sich auf generische Einarbeitungsmaterialien, wie zum Beispiel Mitarbeiterhandbücher, die vom eigentlichen Produkt getrennt sind, zu verlassen, ermöglichen es Ihnen DAPs, kontextbezogenes Training und Hilfe direkt in der Benutzeroberfläche selbst zu liefern. Kunden können lernen, wie sie wichtige Funktionen navigieren und nutzen können, während sie aktiv mit Ihrem Produkt interagieren. Dies hilft, das Vertrauen während der anfänglichen Mitarbeiter-Onboarding-Phase zu steigern.

In-App-Tutorials und Walkthroughs, ermöglicht durch DAPs, fördern auch ein kontinuierliches Engagement über das Onboarding hinaus. Kunden entdecken wahrscheinlicher fortgeschrittene Funktionen und Fähigkeiten, wenn ihnen intuitive In-App-Hilfe zur Verfügung gestellt wird. Dies erhöht die Gesamtadoption (Adoption) Ihres gesamten Produktportfolios.

Das Ergebnis sind eine höhere Kundenbindung, gesteigerte Produktnutzung und reduzierte Supportkosten. Unternehmen, die DAPs für das Kunden-Onboarding nutzen, berichten von dramatisch höheren Nutzungsraten und Kompetenz mit den Kern-Workflows ihrer Produkte. Das praktische, personalisierte Lernen, das von DAPs direkt geliefert wird, treibt die Adoption (Adoption) in jeder Phase des Kundenlebenszyklus voran.

Den Erfolg der digitalen Einführung messen und verfolgen

Die Förderung digitaler Adoption ist nur die halbe Miete - Organisationen müssen auch in der Lage sein, den Erfolg von Adoptionsinitiativen genau zu messen und zu verfolgen. Es gibt mehrere wichtige Metriken und KPIs (Key Performance Indicators), die verwendet werden können:

Nutzungs- und Engagement-Metriken (Usage and Engagement Metrics): Die Verfolgung, wie häufig Mitarbeiter mit einer Technologie oder Plattform interagieren, bietet Einblicke in Adoption und Engagement. Zu den Schlüsselmetriken gehören:

  • Aktive Benutzer
  • Sitzungen pro Benutzer
  • Sitzungsdauer
  • Nutzung von Funktionen/Funktionalitäten

Aufgaben- und Workflow-Metriken (Task and Workflow Metrics): Die Bewertung, wie Mitarbeiter die Technologie für Kernaufgaben und -workflows nutzen, zeigt, ob die Adoption in Geschäftswert umgesetzt wird. Zu den Metriken gehören:

  • Aufgabenerfüllungsraten
  • Aufgabenzeiten
  • Workflow-Abschlussraten

Kompetenz- und Leistungs-Metriken (Proficiency and Performance Metrics): Wenn Mitarbeiter mit der Technologie kompetenter werden, sollten die Metriken eine gesteigerte Produktivität anzeigen. Beispiele dafür sind:

  • Verkaufsleistung für CRM-Benutzer
  • Falllösungsraten für Serviceagenten
  • Zeit-bis-Zur-Lösung für interne Plattformen

Zufriedenheits- und Stimmungs-Metriken (Satisfaction and Sentiment Metrics): Benutzerumfragen und NPS-Scores offenbaren, wie zufrieden Mitarbeiter mit der Technologie sind und welche Auswirkungen sie auf ihre Arbeit hat.

Digitale Adoptionsplattformen (Digital adoption platforms, DAPs) bieten Dashboards, um all diese Metriken von einer zentralisierten Plattform aus zu visualisieren und zu verfolgen. Die Führungsebene kann die Gesundheit der Adoption leicht überwachen und Bereiche zur Verbesserung identifizieren.

Diese Metriken zu analysieren, ermöglicht es, den ROI (Return on Investment) bei Investitionen in digitale Adoption zu demonstrieren. Unternehmen können die Kosten von Adoptionsinitiativen mit greifbaren Geschäftsvorteilen wie gesteigerter Produktivität, schnellerer Arbeit und höherer Benutzerzufriedenheit vergleichen. Die Metriken liefern die notwendigen Daten, um den Wert und den ROI (Return on Investment) der digitalen Adoption aufzuzeigen.

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Christoph Müller

Christoph Müller

Jahrelang habe ich Intranets von Unternehmen am Arbeitsplatz genutzt und dabei aus erster Hand erfahren, dass herkömmliche Lernformate für IT-Einführungen und die Einarbeitung von Mitarbeitern nicht funktionieren. Um dieser Herausforderung zu begegnen, habe ich die GRAVITY Software entwickelt. Die Mitarbeiter sind zufriedener, weil das Lernen einfach und effektiv ist; die Unternehmen sind zufriedener, weil ihre IT-Einführungen erfolgreich sind und viel weniger kosten als früher.