KI-gestütztes Onboarding: Den ersten Eindruck neu definieren

In der schnelllebigen digitalen Welt von heute ist es wichtig, bei neuen Mitarbeitern einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, um langfristige Beziehungen zu Ihrem Unternehmen aufzubauen. Hier kommt das digitale Onboarding ins Spiel, doch mit der zunehmenden Komplexität von Unternehmen wachsen auch die Herausforderungen, ein nahtloses und personalisiertes Erlebnis zu bieten. Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen das Onboarding angehen, und verwandelt es von einem statischen Prozess in eine dynamische, intelligente Reise.

Das Problem mit traditionellem Onboarding

Traditionelles digitales Onboarding beruht oft auf einem Einheitsansatz. Den Benutzern wird eine Reihe von Formularen, Dokumenten und Videos vorgelegt, unabhängig von ihren spezifischen Bedürfnissen oder ihrem Wissensstand. Dies kann zu einer Reihe von Problemen führen:

• Informationsüberlastung: Die Benutzer werden mit zu vielen Informationen auf einmal bombardiert, was zu Verwirrung und Desinteresse führt.
• Mangelnde Personalisierung: Der generische Prozess passt sich nicht an die individuellen Bedürfnisse der Benutzer an, so dass die Erfahrung unpersönlich wirkt.
• Ineffizienz: Manuelle Dateneingabe und sich wiederholende Aufgaben verlangsamen den Prozess sowohl für den Benutzer als auch für das Unternehmen und erhöhen die Betriebskosten.
• Hohe Drop-Off-Raten: Ein umständliches oder verwirrendes Onboarding-Erlebnis kann dazu führen, dass neue Benutzer den Prozess ganz abbrechen, bevor sie überhaupt angefangen haben.

Wie KI das Onboarding-Erlebnis revolutioniert

Die Fähigkeit von KI, riesige Datenmengen zu verarbeiten und aus dem Nutzerverhalten zu lernen, ermöglicht es ihr, ein intelligenteres, effizienteres und stark personalisiertes Onboarding-Erlebnis zu schaffen. So geht's:

• Intelligente Personalisierung: KI-gestützte Systeme können die Rolle eines Benutzers, seine Ziele und frühere Interaktionen analysieren, um den Onboarding-Flow anzupassen. Ein neuer Mitarbeiter im Vertrieb erhält beispielsweise andere Schulungsmodule als ein neuer Ingenieur, und ein Kunde, der bereits einige Funktionen genutzt hat, wird zu den fortgeschrittenen Funktionen geführt. Dies können Sie mit Hilfe von Audiences und Goals in GRAVITY erreichen.
• Automatisierte Workflows und Chatbots: KI-Chatbots und virtuelle Assistenten können rund um die Uhr sofortigen Support bieten, häufig gestellte Fragen beantworten und die Benutzer durch den Prozess führen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter auf komplexere, hochwertige Aufgaben konzentrieren. In GRAVITY können Sie den KI-Assistenten nutzen, um dies zu erreichen. Der KI-Assistent von GRAVITY integriert nahtlos Echtzeitdaten über alle Unternehmensanwendungen hinweg und steigert so die Effizienz und Genauigkeit, ohne dass Kodierung erforderlich ist.
• Prädiktive Einblicke: GRAVITY kann durch die Analyse des Benutzerverhaltens potenzielle Hindernisse beim Onboarding vorhersagen. Diese Vorhersagen werden im Callout Management Observatory angezeigt. Sie können Ihre KI-Lösung vor Ort verwenden, um die statistischen Daten zu analysieren und die vorgeschlagenen Änderungen in GRAVITY zu implementieren.

Die neue Rolle des Autors in einem kollaborativen KI-System wie GRAVITY

KI ist zwar ein leistungsfähiges Werkzeug für die Automatisierung und Personalisierung des Onboarding-Prozesses, aber sie macht die menschliche Aufsicht nicht überflüssig. In einer Lösung wie GRAVITY, in der HR-Experten und App-Experten Hilfetexte schreiben, führt KI eine neue, entscheidende Rolle für Content-Experten ein. In diesem System werden diejenigen, die den Inhalt gestalten, Autoren genannt. Diese Autoren fungieren als zentraler Knotenpunkt, der die Kluft zwischen Expertenwissen, KI-Fähigkeiten und Markenkonsistenz überbrückt.

Hier sind die wichtigsten Probleme, mit denen Autoren bei der Arbeit mit KI in einer kollaborativen Umgebung wie GRAVITY konfrontiert werden, und wie ein lösungsorientierter Ansatz helfen kann.

1. Die Herausforderung, eine einheitliche Unternehmensstimme beizubehalten

In einem System wie GRAVITY werden die Onboarding-Inhalte von verschiedenen Experten erstellt. Der Text eines Personalexperten könnte präzise, aber zu formell sein, während der Text eines App-Experten zwar technisch korrekt, aber mit viel Fachjargon versehen ist. Ein KI-System, das auf sich allein gestellt wäre, hätte Schwierigkeiten, diese unterschiedlichen Stimmen zu vereinen.

Wie GRAVITY hilft: Der Autor wird zum Kurator der Unternehmensstimme. Er nutzt die KI, um den Ton und den Stil aller eingehenden Texte von HR- und App-Experten zu normalisieren. Der Autor kann die KI mit einem umfassenden Sprachstil -Styleguide füttern und die KI nutzen, um eine benutzerfreundlichere Sprache für den HR-Experten vorzuschlagen oder technische Details für den App-Experten zu vereinfachen. So wird sichergestellt, dass jeder Hilfetext unabhängig von seiner Quelle den Eindruck erweckt, als stamme er von demselben Autor.

2. Sicherstellung der sachlichen Richtigkeit und Verhinderung von KI-"Halluzinationen"

Auch wenn HR- und App-Experten genaue Informationen aus ihren jeweiligen Bereichen liefern, kann das KI-System dennoch Fehler einbauen. Diese "Halluzinationen" können besonders beim Onboarding gefährlich sein, wo eine einzige falsche Anweisung - zum Beispiel zur Beantragung einer Ausgabe oder zur Nutzung einer zentralen App-Funktion - zu großer Frustration führen kann.

Wie GRAVITY hilft: Menschliche Aufsicht ist nicht verhandelbar. Der Autor fungiert als letzte Instanz für die Genauigkeit. In GRAVITY oder einem ähnlichen System bedeutet dies, dass der Autor akribisch überprüft, ob der von der KI generierte Inhalt die von der Personalabteilung vorgegebenen Richtlinien und die von den App-Experten beschriebenen Funktionen korrekt wiedergibt. Dies ist mehr als ein einfaches Korrekturlesen; es ist ein entscheidender Überprüfungsschritt, der kostspielige Fehler verhindert und das Vertrauen der Benutzer erhält.

3. Verwaltung eines hybriden Workflows

GRAVITY ist eine Lösung, die einen neuen hybriden Workflow für Content-Teams schafft. Die Herausforderung besteht darin, das Fachwissen verschiedener Abteilungen und den Output der KI nahtlos in einen kohärenten Prozess zu integrieren. Mit GRAVITY Babelfish können Sie Inhalte mit externen Prüfern teilen, um solche Aufgaben zu erfüllen.

Wie GRAVITY hilft: Unternehmen müssen ein einheitliches Content-Governance-Rahmenwerk schaffen, das das GRAVITY-System unterstützen kann. Der Autor steht im Zentrum dieses Rahmens und koordiniert sich sowohl mit der Personalabteilung als auch mit App-Teams. Die KI kann erste Entwürfe auf der Grundlage von Experteninputs automatisieren, während der Autor sicherstellt, dass alle Inhalte - ob von Menschen oder der KI generiert - konsistent, markenkonform und bereit für die Veröffentlichung sind. Dieser strukturierte Ansatz verhindert Engpässe und gewährleistet einen reibungslosen, skalierbaren Prozess.

4. Fragen des Datenschutzes und des geistigen Eigentums klären

Onboarding-Systeme, insbesondere solche mit HR-Komponenten oder Kundendaten, arbeiten mit sensiblen Daten. Die Verwendung öffentlicher KI-Tools zur Generierung von Hilfetexten könnte vertrauliche Mitarbeiterinformationen oder geschützte Geschäftsprozesse preisgeben.

Wie GRAVITY hilft: Unternehmen müssen eine strikte KI-Richtlinie einführen, die den Datenschutz in den Vordergrund stellt. In einem System wie GRAVITY ist KI eine sichere, unternehmensweite Lösung mit strengen Datenschutzprotokollen. Dazu gehören auch die Einschränkung der Sicherheit auf den Kontext der Benutzer-ID und strenge Beschränkungen, auf welche Elemente einer Website eine KI zugreifen kann. Die Rolle des Autors besteht darin, sicherzustellen, dass alle Teams über diese Richtlinien informiert sind und dass keine sensiblen oder vertraulichen Informationen versehentlich an eine weniger sichere KI weitergegeben werden.

Durch den Einsatz von KI können Unternehmen über einfache digitale Formulare hinausgehen und ein Onboarding-Erlebnis schaffen, das nicht nur effizient, sondern auch intelligent und sehr persönlich ist. In einer kollaborativen Umgebung wie GRAVITY stellt der Autor sicher, dass der Inhalt auch bei zunehmender Automatisierung des Prozesses korrekt, einfühlsam und unverkennbar menschlich bleibt.